Comment structurer la fonctions RH ? les différents métiers.

La structuration de votre start-up est un sujet crucial pour pérenniser le modèle économique de votre entreprise. 

Dès le début, des questions clés se posent, comme l’organisation de vos équipes et des services (par fonctions, divisions, géographie ou encore organigramme matriciel…).  

Généralement, au sein d’une entreprise classique, vous trouvez une organisation commune : des compétences métiers avec des fonctions dites « supports » qui interviennent en donc en « support » des équipes métiers. 

Vous y retrouvez le marketing, la finance, la partie juridique, les services généraux… et le service incontournable, les ressources humaines !

L’équipe RH présente elle-même plusieurs services : le recrutement, la formation, la gestion opérationnelle des salariés, les relations sociales…

Sa structuration est évolutive : en effet, plus vous allez grandir, et plus aurez besoin de construire un service RH complet et structuré, capable d’accompagner vos collaborateurs tout au long de la vie du contrat de travail. 

La bonne construction de votre service RH est stratégique : pour avoir des équipes performantes, vous vous devez de mettre en place une organisation RH capable de répondre à des enjeux d’attraction des candidats, d’onboarding et offboarding, de fidélisation de vos collaborateurs, de marque employeur…

Pour vous aider à y voir plus clair, je vais me concentrer sur la présentation d’un organigramme d’un service RH au sein d’une start-up

💡 J’attire votre attention sur le fait que cette organisation dépend beaucoup du nombre de collaborateurs ; d’une entreprise à une autre, certains postes sont parfois regroupés (par exemple, le recrutement et la formation). 

Cet organigramme vous sera présenté à travers quatre catégories : la Direction, le Recrutement, la partie RH Opérationnelle, et enfin, la partie Paie et relations sociales .

A la fin, je vous présenterais un outil pour réaliser votre organigramme.

C’est parti 👇🏻

La Direction des Ressources Humaines

Head of Human Ressources 

Le/la Directeur/rice des Ressources Humaines dirige le service Ressources Humaines. 

Il/elle est généralement rattaché / e au CEO de l’entreprise. 

Il/elle chapeaute différents sous-services : le recrutement, la formation, la gestion opérationnelle des salariés, les relations sociales et enfin, la partie paie et avantages sociaux. 

Il/elle représente la Direction auprès des salariés et représente les salariés auprès de la Direction, c’est donc un véritable intermédiaire entre la population des salariés et les managers. 

👉🏻 C’est cette fonction qui impulse la politique de recrutement, la gestion des relations humaines, et le management social de l’entreprise

👉🏻C’est cette fonction qui intervient en cas de départ « compliqué » d’un collaborateur : licenciement, rupture conventionnelle impliquant la négociation des conditions de départ… 

Ses missions peuvent résumer en trois piliers : 

  1. Définir et piloter les stratégies et politiques RH de l’entreprise en accord avec les objectifs de l'entreprise
  2. Encadrer l’ensemble des process et des services RH ainsi que le personnel de l’entreprise
  3. Proposer et mettre en place des projets RH dans un objectif d’évolution de l’entreprise

Il/elle est généralement assisté d’un office manager dans ses tâches quotidiennes. 

⭐ En start-up, le recrutement de ce poste se passe souvent après votre série B.

Office manager 

Le rôle de l’Office manager est d’alléger les tâches quotidiennes et administratives du CEO ou du Head of Human Resources.

👉🏻 L’objectif est de dégager du temps pour se concentrer sur des réflexions plus stratégiques et liées à son service. 

L’Office manager gère plusieurs types de tâches : gestion et commande des fournitures, agenda, prise de rendez-vous avec les managers, gestion et rédactions de courriers administratifs…

⭐ En start-up, le recrutement de ce poste se passe souvent après votre série A.

Le/la Coordinateur/rice RH 

Dans une grande entreprise (de type grand groupe avec des filiales ou une start-up avec plus d’une centaine de salariés), certaines missions supposent des postes qui leur sont dédiés. 

👉🏻 La coordinateur RH a pour responsabilité d'organiser, en partenariat avec les Human Ressources Business Partner (voir ci-dessous) la politique de management et de gestion des ressources humaines (rémunération, mobilité, gestion de carrière…). 

Il s’agit de participer à l'implémentation de la stratégie définie par le / la head of HR au niveau opérationnel. 

La Division Recrutement

Le/la Head of Recruitment / Le/la Team Lead Talent Acquisition

L’APEC définit le/la Responsable Recrutement comme la personne qui « élabore, déploie et optimise la politique de recrutement de l’entreprise en fonction des axes stratégiques et des contraintes budgétaires définis. Il s’agit d’attirer, sélectionner les meilleurs candidats, gérer les processus de recrutement des nouveaux collaborateurs, de leur recherche à leur intégration en passant par la signature de leur contrat de travail ». 

La définition de la politique et du plan de recrutement se construit avec le/la head of HR et l'équipe fondatrice ainsi que les managers.

Une fois les grandes idées définies, c’est au Responsable Recrutement de l’instaurer avec son équipe et des prestataires externes (conclusion de contrats cadres avec des cabinets de chasse ou de recrutement pour certains postes qui sont dans un marché en pénurie de talents, ou encore des organismes de formation).  

👉🏻 Il/ Elle doit donc s’assurer que cette politique de recrutement est correctement déployée au niveau opérationnel avec son équipe et les managers lorsqu’ils ont des besoins en recrutement. 

⭐ En start-up, le recrutement de ce poste se passe souvent après votre série C. C'est souvent une promotion du TA manager ou specialist.

Le Talent Acquisition Manager (TAM)

Son rôle est proche du Responsable recrutement à une différence près : là où le/la Responsable Recrutement a la charge de la bonne exécution des processus et de la politique de recrutement au niveau opérationnel, le Talent Acquisition Manager a quant à lui une approche plus stratégique pour identifier, attirer et intégrer les futurs collaborateurs. 

👉🏻 C’est à lui/ elle d’anticiper le besoin.  Il y a donc un lien direct avec les objectifs business de l’entreprise. 

👉🏻 Il / elle a d’abord pour rôle d’identifier et détecter les collaborateurs à haut potentiel pour les fidéliser dans un but de développement de l’entité

👉🏻 Au niveau du recrutement, il / elle travaille conjointement avec les managers qui ont des postes à pourvoir et le service recrutement pour définir le périmètre d’un poste, la grille salariale, et surtout l’identification d’un candidat idéal et cible. 

👉🏻 Il / elle manage une équipe de TA specialist.

Lorsqu’un ou plusieurs profils sont identifiés, il va mettre en place plusieurs stratégies d’acquisition candidats pour attirer les bons profils : chasse, sourcing spécifique… 

Une fois le / la candidat /e attiré et recruté, le rôle du Talent manager ne s’arrête pas là : il a aussi pour objectif la rétention de ce profil. 

Il / elle doit donc mettre en œuvre et coordonner une série d’actions aussi bien opérationnelles que financières pour maintenir les meilleurs profils dans les effectifs (primes, avantages, gestion de carrière, actions de formation, environnement de travail, diversité…). 

Son quotidien passe par : la définition de la marque employeur et son rayonnement, l’identification des postes stratégiques en interne et la constitution d’un vivier de talents aussi bien dans l’entreprise pour la mobilité interne que pour intégrer des candidats potentiels, l’optimisation des processus de recrutement en partenariat avec le / la Responsable recrutement et le / la head of HR, l’analyse des KPIs pour mesurer l’impact des recrutements actuels…

⭐ En start-up, le recrutement de ce poste se passe souvent après votre série B. C'est souvent une promotion du TA specialist.

Le Talent Acquisition Specialist 

Il / elle est souvent le premier recruteur de l'entreprise. On retrouve les mêmes missions opérationnelles que le TAM sans la partie management.

⭐ En start-up, le recrutement de ce poste se passe souvent après votre série A.

Le / la sourceur / euse

Un poste souvent occupé par les recruteurs puisque le sourcing est l’une des méthodes de recrutement les plus classiques pour recruter des talents. 

Dans une entreprise qui recrute en permanence, le sourcing constitue une mission à part entière et des postes sont crées uniquement pour trouver des candidats. 

👉🏻 Le/ la chargé(e) de sourcing va principalement passer au peigne fin les jobboards à la recherche de profils à recruter. 

Le sourcing est d’autant plus important dans des secteurs où les candidats se font rares et la demande (très) forte, raison de plus pour y consacrer un poste entier comme le font certains cabinet type ESN. 

On peut retrouver une autre fonction : le/la coordinateur / rice recrutement . Son objectif est de faciliter la vie des TA en organisant les entretiens candidats.

La Division Ressources Humaines Opérationnelles

Le / la Human Ressources Business Partners

En France, il s’agit du Responsable Ressources Humaines (RRH). Son rôle est principalement opérationnel. 

👉🏻 Ses tâches sont nombreuses et son périmètre est assez large puisque souvent, il va gérer l’ensemble de la partie RH pour une population de salariés de l’entreprise. 

Généralement, il est rattaché au Head of HR et gère la partie RH opérationnelle d’une partie d’une population de l’entreprise (le cœur de métiers, ou les fonctions supports…)

Au quotidien, le RRH s’occupe des entrées et sorties du personnel (travail en collaboration avec le service recrutement pour intégrer le futur collaborateur), s’assure de la bonne régularité des contrats de travail et avenants comme les documents de fin de contrat en cas de sortie (et en collaboration avec le service paie). 

👉🏻 Par ailleurs, il a aussi un rôle d’accompagnement et de conseil auprès des managers dans la gestion de leur équipe de collaborateurs. 

Selon les organisations, il peut aussi avoir un rôle à jouer sur la gestion des carrières, notamment sur les actions de formation, et sur la définition de la marque employeur

⭐ En start-up, le recrutement de ce poste se passe souvent après votre série B ou C.

People Operations Specialist

👉🏻 Il / elle assure les missions courantes d’administration du personnel : rédaction des contrats, des avenants, suivi des congés …

Ses missions sont donc variées, allant de l’administration du personnel, la gestion du SIRH, au reporting avec la mise à jour de tableaux de bords liés à la BDES (Base de données économiques et sociales). 

Il va également coordonner la paie en s’assurant de fournir au service paie l’ensemble des éléments nécessaires au versement des salaires (variables de paie, primes, heures supplémentaires, horaires de travail…). 

Au quotidien, son rôle consiste aussi à répondre aux demandes des salariés et des managers de son périmètre. 

Enfin, il a un rôle à jouer dans l’intégration des nouvelles recrues en support et parallèle du service Recrutement. 

⭐ En start-up, le recrutement de ce poste se passe souvent après votre série B ou C. Souvent l'office manager peut prendre ses missions en début d'aventure dans la start-up.

La Division Paie et Relations sociales

La partie Relations sociales 

Les relations sociales constituent la partie « relations collectives » d’un service RH. 

👉🏻 Elles sont censées organisées la gestion des relations avec les représentants du personnel.

Les relations sociales sont principalement centralisées au sein d’une instance dénommée le Comité Social et Économique (anciennement le Comité d’entreprise). 

Pour rappel, une entreprise a l’obligation de mettre en place un CSE dès lors qu’elle a dépassé l’effectif de 11 salariés pendant 12 mois consécutifs

Il s’agit des échanges et des négociations entre l’entreprise, les partenaires sociaux (délégués syndicaux et/ ou délégués du personnel) et les autres instances du personnel (par exemple la Commission Hygiène Sécurité et conditions de travail). 

L’objectif est principalement de négocier des accords qui régissent la vie de l’entreprise : le règlement intérieur, les accords d’entreprise (temps de travail, droit à la déconnexion, qualité de vie au travail…)

Rattaché au / à la head of HR , vous trouverez deux acteurs principaux exerçant les relations sociales : 

.Le / la Responsable des Relations Sociales : il représente généralement la Direction et est responsable du maintien du dialogue social dans l’entreprise. Il / elle peut représenter le Directeur des Ressources Humaines lors des réunions du CSE (Comité Social et Économique) et des autres instances en lien avec les conditions de travail des salariés. 

Le Responsable des Relations Sociales a un rôle stratégique et il est généralement très exposé ; il est régulièrement amené à rencontrer les managers lors des questions posées lors de l’ordre du jour par les représentants du personnel environ une fois par mois. 

.Le / la Chargé des Relations sociales qui a un rôle moins opérationnel que le Responsable des Relations Sociales : il prépare d’avantage les réunions avec les représentants du personnel, gère l’ensemble des recherches juridiques attachées et soulevées par ces derniers lors des points qui sont l’ordre du jour lors des réunions CSE mensuelles. 

⭐ En start-up, le recrutement de ce poste se passe souvent après votre série C ou D. Souvent, le/la head of HR prend cette responsabilité dans les levées précédentes.

Le / la Payroll Manager (Responsable Paie)

Le / la Payroll manager encadre et dirige une équipe de techniciens de la paie au sein d’un service généralement appelé « Paie et avantages sociaux ». 

👉🏻 Il / elle a la charge de tous les éléments de paie : salaires et charges sociales. 

  • Sur la partie salaires : elle comprend la partie fixe, variable, les congés payés, heures supplémentaires, frais professionnels, arrêts maladie…
  • Sur la partie charges sociales : elle consiste à régler les charges sociales et effectuer les versements demandés 

Par ailleurs, le Payroll Manager s’assure que le versement des salaires, des frais sont correctement versés aux salariés en temps et en heure. 

Enfin, il / elle est le référent dans l’entreprise pour les institutions de contrôle et les organismes sociaux (par exemple URSSAF). Il reporte au Directeur des Ressources Humaines. 

⭐ En start-up, le recrutement de ce poste se passe souvent après votre série  D ou E en prenant le choix d'internaliser la paie. Dans les levées précédentes, c'est le People Operation qui gère cette mission en partenariat avec un cabinet de paie.

Pour réaliser votre organigramme, vous pouvez utiliser Miro, gratuit, facile à mettre en place et avec la possibilité de télécharger en format JPEG.

Et voilà ! Vous avez fait le tour d’un service RH complet structuré au sein d’une start-up. 

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L'auteur

Maud Grenier a 10 ans d'expérience dans le recrutement et dans les Ressources Humaines. Elle a travaillé dans des grands groupes et des start-ups en France. Après avoir lancé Internshipmapper.com afin d'aider les étudiants à trouver un stage à l'étranger, elle accompagne aujourd'hui les CEO et les responsables RH dans leur problématique de croissance.

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