Comment donner un feedback constructif à son manager?

Apprends à donner un feedback constructif à ton manager. Découvre la méthode FEEDA, des exemples et les bonnes pratiques en startup.

Un collaborateur qui se sent libre de donner un feedback à son manager en startup est la première étape vers davantage de bonheur au travail. Un responsable qui est prêt à le recevoir est la deuxième étape. Si tu lis cet article, tu as sans doute besoin de communiquer une frustration et tu ne sais pas comment faire. Pas évident de faire un feedback constructif à son supérieur. Je t'explique tout : pourquoi il est important de communiquer, quel type de feedback choisir, et comment oser faire un retour à son chef. Avec la méthode FEEDA et plusieurs exemples pratiques, tu vas pouvoir passer à l'action dès maintenant.

Pourquoi donner un feedback à son manager

Selon une étude de la DARES, 45% des salariés se déclarent en souffrance psychologique au travail. Tu n'es pas seul·e !

C’était le cas de Léa, assistante projets en stage dans une startup. Elle a rejoint une jeune pousse de la tech qui semblait correspondre parfaitement à ses valeurs. Mais après quelques mois, elle a un peu déchanté.

Son chef lui envoyait des emails à 20h30 avec des observations sur ce qu’elle avait fait dans la journée. Dans une équipe où tous les collaborateurs doivent “être à fond”, elle se demandait si elle devait répondre le soir même ou attendre le lendemain. En arrivant le matin à 9h, il lui parlait comme si elle était censée avoir lu les e-mails.

Elle m’a contacté sur LinkedIn pour me demander conseil. Elle était un peu perdue. Je l’ai aidée à préparer son feedback en utilisant la méthode FEEDA.

Je te donne les mêmes conseils qui l’ont aidée à se débarrasser de son stress et à aller au boulot avec le sourire. Tu trouveras son feedback à la fin de l’article.

Ton manager n'a pas le temps de parler à tout le monde

Quand les équipes grandissent, le nombre de relations augmente de façon exponentielle.

Chaque point représente une personne et chaque ligne représente une relation sociale.

La loi de Brooks prévient les entreprises : en grandissant rapidement, il faut mettre en place des process de communication, sinon on risque de perdre des informations, des malentendus, et bien sûr des collaborateurs qui se retrouvent livrés à eux-mêmes.

Dans une startup, il est possible que ton manager n'ait pas ce concept en tête. L'entreprise n'a peut-être pas mis en place un système pour faciliter la communication et les feedbacks avec les collaborateurs.

Beaucoup d'entreprises attendent l'entretien annuel pour faire le point. C'est une grave erreur. Si ton entreprise n'a pas prévu des points individuels réguliers, c'est à toi de proposer un point pour faire passer tes messages.

Il pense que si tu as un problème, tu viendras lui parler

Je ne sais pas si tu as la même expérience que moi, mais je pense que la plupart des problèmes en entreprise viennent des non-dits.

On évite les conflits et les discussions qui nous mettent mal à l'aise. Il est plus facile de se confier à un collaborateur que de se confronter à la personne qui génère le stress, surtout quand c'est ton responsable.

De son côté, le manager n'a peut-être même pas conscience du problème. Il ne viendra pas te voir pour savoir si tout va bien. Il doit gérer ses priorités et son équipe. Si ton comportement n'a pas radicalement changé, il est possible qu'il ne comprenne pas la situation.

Il est important que tu partes du principe que ton manager ne s'attend pas à ton feedback.

Certaines personnes n'osent pas prendre l'initiative de l'échange et attendent d'atteindre leurs limites : burnout, bore out, dépression, fatigue, etc. Si c'est ton cas, tu seras dans un état psychologique fragilisé et l'échange peut mal se passer.

Mon conseil est de ne pas attendre que ton manager prenne les devants. Donner un feedback est une manière bienveillante de l'informer d'un problème dont il n'a pas conscience.

Alors demande à faire un entretien rapide. Même si le sujet est sensible, montre que ton objectif est positif.

Il pense sûrement autre chose de toi

Ce phénomène de non-dit est amplifié par des biais cognitifs puissants que l'on a tous.

Dans son livre Les quatre accords toltèques, Miguel Ruiz parle des suppositions que l’on fait tout le temps sur ce que pensent les autres.

Il explique que l’on projette ses peurs et préjugés sur les autres. Si tu n’oses pas faire un feedback à ton manager, c’est peut-être parce que tu penses qu’il réagirait d’une certaine manière, alors qu’il n’en est rien.

Le feedback est la formalisation d'un échange qui se fait naturellement avec tes amis, ta famille et tes proches. Il est bloqué en entreprise parce que tu n'as pas osé communiquer ce que tu pensais au moment où tu le pensais. Normal, c'est ton manager et pas ton meilleur ami.

Si tu lis cet article, tu dois certainement réfléchir à cet échange depuis quelque temps : "comment je vais parler à mon manager", "comment je vais aborder le sujet ?", "que va-t-il penser ?", "comment va-t-il réagir ?"

Mon conseil est d'avoir confiance en ton manager. Pour créer une relation saine, il faut que tu acceptes de prendre le risque de lui accorder le bénéfice du doute. Ne cherche pas à te soulager d'un poids, à te venger, ou à te mettre en colère. Dis-toi que tu vas l'informer pour que vous puissiez trouver une solution ensemble. Ta motivation doit être positive et ton objectif doit être d'améliorer votre relation professionnelle.

Le meilleur feedback commence par savoir écouter ce que son interlocuteur a à dire.

Choisir le bon feedback à donner

Le feedback n'est pas seulement négatif, c'est un simple "retour" d'information si on traduit littéralement le mot. Mais on sait tous les deux que donner un feedback positif est souvent plus facile.

Il existe trois types de feedback que tu peux donner à ton manager. Et les trois sont essentiels pour créer une culture de la communication et de l'échange.

En effet, si tu prends l'habitude de partager ce que tu penses (positif ou négatif), le processus devient naturel.

Une règle simple pour t'aider à préparer ton entretien est de baser le feedback sur l'échange et la collaboration.

Le feedback positif pour encourager

Sans doute le feedback le plus simple à donner, mais aussi celui auquel on pense le moins.

Ton manager est habitué à être sollicité par ses collaborateurs quand les choses vont mal ou quand ils ont besoin de quelque chose. Il est assez rare pour un manager de recevoir un feedback positif de la part de son équipe. C’est ce qu’on appelle la solitude du manager.

Le feedback positif est une reconnaissance pour un comportement que l’on souhaite voir répéter. Il ne s’agit pas d’être condescendant ou de valider un comportement. Mais plutôt de mettre en valeur quelque chose que l’on a apprécié. Faire un retour positif à son manager permet de construire une relation de confiance. Il sera d’autant plus apprécié qu’il est rare qu'un employé fasse le premier pas.

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Le feedback correctif pour faire évoluer

Ton manager a eu des mots que tu n'as pas appréciés ? Un projet ne se déroule pas comme tu le souhaites ? N’attends pas d’être frustré pour en discuter avec lui. Ce qui est évident pour toi ne l’est pas pour les autres. Et en parler rapidement t’évitera de subir un stress au travail trop important.

En prenant l’initiative, tu crées un précédent dans ta relation avec lui. Le manager sait qu’il peut venir vers toi pour discuter.

Je te conseille de bien préparer cet échange (comme nous le verrons dans la suite de l’article) pour ne pas créer de tensions. Ton objectif doit être constructif : améliorer la relation de travail pour faire avancer les projets en cours dans le respect et la bienveillance.

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Le feedback négatif pour tout changer

C’est le feedback le plus difficile à donner. La charge émotionnelle est la plus forte et c’est là qu’une méthode peut t’aider.

Si tu as le sentiment qu’il faut tout changer, tu subis un fort stress car il est mal accepté qu’un collaborateur fasse un retour négatif à son manager.

Tu ne dois pas te sentir légitime, tu te remets peut-être en question.

Ces deux réactions sont parfaitement normales et très saines. Elles te permettent de prendre le temps d’analyser la situation et de ne pas réagir sur le moment.

On peut supposer que si tu lis cet article, tu as sûrement traversé un moment désagréable et que tu cherches à savoir comment le gérer. C’est parfait, tu as déjà évité la dispute, et de dire des mots que tu regretterais.

En startup, les équipes sont souvent réduites et la communication plus informelle que dans un grand groupe. Ce qui est positif en temps normal peut devenir un problème si l’on n’ose pas en parler.

On a davantage d’affect dans la relation et c’est plus difficile de “briser” cette relation de confiance.

Utiliser une méthode comme FEEDA va te permettre de structurer l’échange.

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Comment donner un feedback avec la méthode FEEDA

La méthode FEEDA est un outil qui permet de formuler un feedback réussi. Elle présente une structure technique qui permet de motiver ses commentaires en se concentrant sur des éléments factuels.

L'essentiel d'un bon feedback est de ne pas le formuler sous le coup de l'émotion. FEEDA fonctionne en 5 temps, ce qui permet d'organiser ses pensées, de sortir de la réaction pour entrer dans la réflexion.

FEEDA te permettra de faire un feedback clair et précis.

Annoncer les Faits

Ton feedback, qu’il soit positif ou négatif, doit toujours reposer sur des faits. Pour toutes les raisons que je t’ai données. Sois précis dans ta description, et n’hésite pas à valider que ton interlocuteur comprend bien de quoi tu parles avant de continuer.

Adopte une attitude d’explication plutôt que de revendication. Ne lui reproche rien, mais explique-lui exactement le moment qui t’a posé problème.

Adopte un ton informatif et pas émotionnel. Si tu sens que tu ne peux pas aborder le sujet sereinement, reporte à une autre fois.

Décrire l’Effet de l’action

Ensuite, décris le développement de la situation s’il continuait à agir de la même manière.

N’oublie pas que c’est ton avis, et qu’il peut avoir une opinion différente.

Mais l'important à cet instant est de décrire l'impact que l'action a sur toi.

Partager l’Émotion ressentie

Décris ce que tu ressens de manière factuelle. Ne sois pas dans le jugement et dans le reproche. Les émotions sont la plupart du temps invisibles, donc ton manager sera certainement surpris.

Faire une Demande claire

Exprime clairement ta demande. C’est le moment où tu expliques précisément ce que tu veux qu’il fasse ou qu’il arrête de faire.

Réfléchir à un plan d’Action

La dernière étape est l’action que vous avez conclue de faire après votre entretien. Vous devez vous mettre d’accord sur la suite.

Si tu n’obtiens pas d’engagement, le problème subsistera.

En utilisant cette méthode, tu auras un meilleur retour de ton manager quand tu viendras lui faire ton feedback.

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Remercie un manager proactif

Il est toujours difficile de prévoir les attentes de ses collaborateurs. Si tu remercies ton manager pour avoir été proactif dans la gestion de tes attentes ou celle de l'équipe, cela renforcera cette prise d'initiative. Et surtout, tu mets en valeur un comportement rarement mis en valeur.

En effet, un manager gère beaucoup de choses en même temps et penser à l'avance à ce qu'un collaborateur voudrait dans telle ou telle situation est souvent un luxe qu'il n'a pas.

Donne un feedback constructif sur un process

Faire feedback constructif sur un process de l'entreprise est essentiel pour améliorer l'organisation de la startup.

Tu démontres ton implication dans l'amélioration de la performance collective et des compétences qui dépasse ta fonction.

C'est le genre de critique qui montre ton engagement et qui encourage le manager à faire davantage participer ses collaborateurs.

Dans la culture d'une startup, ce genre d'insight est très apprécié. Tu prouves ta motivation et l'impact que tu peux avoir sur le futur de la boîte.

Propose une amélioration des process de communication

Si tu lis cet article, tu es maintenant sensibilisé·e à l'importance des échanges entre employés. Montre que ton objectif est d'améliorer la performance de la startup.

Comme tu le sais maintenant, une entreprise qui grandit vite a besoin  de commentaires réguliers sur son activité pour l'aider à se développer.

Les employés doivent être impliqués pour faire progresser le collectif.

J'espère que cet article t'aidera à donner un feedback à ton manager. Feedback positif ou négatif, si tu ressens le besoin d'en donner un, n'hésite pas à le faire. Et si tu sens le stress monter au travail, consulte cet article que j'ai écrit pour toi.

Exemples de feedback constructifs

Le feedback de Léa à son manager

Faits

Tu m’envoies des e-mails le soir, en dehors des heures de travail. Le lendemain matin, tu me poses des questions relatives à ces e-mails, ce qui m’a fait comprendre que je devais certainement les consulter le soir.

Effets

Si tu continues à m’envoyer des mises à jour sur les projets le soir, je vais accumuler les heures supplémentaires et la fatigue. Je serai plus stressée et j’ai peur de ne pas tenir sur la durée.

Émotion

J’ai vraiment envie de bien faire depuis que je suis arrivée dans l’entreprise. Mais là, je ne sais pas comment réagir. J’ai peur de perdre mon poste si je ne travaille pas assez, mais je sais que j’ai besoin de repos en dehors de mes heures de boulot pour être épanouie et plus efficace le lendemain.

Demande

Je ne sais pas si c’est une politique d’entreprise, ou simplement ta manière de faire. J’aimerais que l’on puisse s’organiser différemment, et que tu attendes le lendemain matin pour m’envoyer les mises à jour.

Action

Le manager s’est excusé pour le stress occasionné. Il ne se rendait pas compte de l’effet que faisaient ses emails sur Léa. Il avait l’habitude de faire le point sur les projets le soir, et envoyait un email juste après.

Ils ont convenu qu’il programme ses e-mails pour qu’ils soient envoyés le lendemain matin.

Exercices

L'auteur

Maud Grenier a 10 ans d'expérience dans le recrutement et dans les Ressources Humaines. Elle a travaillé dans des grands groupes et des start-ups en France. Après avoir lancé Internshipmapper.com afin d'aider les étudiants à trouver un stage à l'étranger, elle accompagne aujourd'hui les CEO et les responsables RH dans leur problématique de croissance.

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